La Guilde des musiciens et musiciennes du Québec, ci-appelée la GMMQ, attache une attention toute particulière à la protection des renseignements personnels des artistes qu’elle représente ainsi que de toute personne avec qui elle transige. Cette politique de confidentialité des données personnelles (ci-après, la « Politique de confidentialité ») a pour but de vous informer de l’utilisation que la GMMQ fait de vos données personnelles et des droits que vous avez sur ces renseignements. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi que de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques, qui viennent protéger vos renseignements personnels au Québec et au Canada, la GMMQ est responsable des renseignements personnels qu’elle est amenée à collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire dans le cadre de ses activités. Vous trouverez ci-après les informations concernant les modalités selon lesquelles la GMMQ traite vos renseignements personnels.
La GMMQ est une association d’artistes constituée en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels, accréditée en vertu de la Loi canadienne sur le statut de l’artiste et reconnue en vertu de la Loi sur le statut professionnel des artistes des arts visuels, du cinéma, du disque, de la littérature, des métiers d’art et de la scène, le tout, afin de représenter les artistes qui pratiquent l’art de la musique instrumentale au Québec à l’égard de plusieurs fonctions liées à l’exécution instrumentale, la direction d’orchestre, l’orchestration et la réalisation d’arrangements, la gestion de partitions, la rétention de services de musiciens, le montage sonore et le rôle conseil afférent. Les membres de la GMMQ sont également membres de l’« American Federation of Musicians of United States and Canada (AFM) », à laquelle la GMMQ est affiliée. Dans le cadre de cette affiliation, la GMMQ est désignée sous le nom de « section locale 406 de l’AFM ».
La présente politique s’applique à la GMMQ, ce qui inclut notamment sa direction, ses employé·es, consultant·es ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de la GMMQ. Elle s’applique également à l’égard de son site internet.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par la GMMQ, que ce soient les renseignements des artistes qu’elle représente, ceux de ses consultant·es, de ses employé·es ou encore de toute autre personne, telle que celle qui visite son site internet.
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou des renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple : les renseignements de santé, les renseignements bancaires, ceux concernant l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, certaines sections de la présente politique ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
Les renseignements personnels colligés sont ceux que vous avez consenti à fournir à notre association ou en lien avec les droits et devoirs conférés par la loi. La GMMQ limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire afin d’établir et de maintenir les services découlant de sa mission, de ses objets et des droits et obligations conférés par la loi, incluant les lois énumérées à la section 2 de la présente politique. À titre d’exemple, la GMMQ collecte, entre autres, des renseignements personnels dans le cadre de ses activités de représentation, de négociation, d’application d’accords collectifs et de contrats conclus par elle ou ses membres avec les entreprises de production.
La GMMQ peut recueillir des renseignements personnels à l’égard de plusieurs de ses activités, lorsque, à titre d’exemple,
Les renseignements personnels peuvent être obtenus par téléphone, envoyés par courriel ou par la poste, ou, dans certains cas, transmis en ligne par l’intermédiaire du site Web de la GMMQ.
Le GMMQ recueille des renseignements qui permettent, entre autres :
d’identifier et de communiquer avec les artistes qu’elle représente, tels que le nom, le prénom, le nom professionnel, les adresses postale et électronique, le numéro de téléphone, la date de naissance, le genre, la citoyenneté ou le statut de résidence canadienne et la langue de communication ;
Les renseignements personnels que la GMMQ détient peuvent de plus être utilisés aux fins suivantes :
Cependant, dans certains cas prévus par la loi, la GMMQ peut utiliser les renseignements personnels à des fins secondaires sans le consentement de la personne. Par exemple, la GMMQ pourra le faire :
Un renseignement personnel ne peut être utilisé à d’autres fins que celles pour lesquelles il a été recueilli, sauf avec le consentement de la personne concernée ou exceptions prévues par la loi. Lorsque le consentement de la personne concernée est requis, la GMMQ s’assure qu’il soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques.
Les personnes employées par la GMMQ travaillant au sein des équipes des différents services ont accès aux renseignements personnels des artistes qu’elle représente afin d’accomplir les tâches découlant de la mise à jour de la base de données du fichier des membres, de la saisie des informations découlant du dépôt des rapports et contrats par les entreprises de production et de toute question visant l’application d’une entente collective.
Dans ce cadre, les renseignements personnels peuvent être également transmis aux destinataires suivants :
Les communications aux destinataires énumérées ci-dessus ne nécessitent pas votre consentement. La GMMQ s’assure de plus que les destinataires de vos données personnelles respectent des conditions de sécurité et de confidentialité adéquates et traitent vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ces informations sont transmises. Les renseignements personnels colligés ne feront jamais l’objet de divulgation à des tiers pour des raisons commerciales ou publicitaires.
La GMMQ conserve les renseignements personnels des artistes qu’elle représente aussi longtemps que nécessaire afin de rendre les services liés à sa mission et ses objets et, notamment, d’appliquer les accords collectifs et les contrats conclus avec les aux entreprises de production. Ces accords collectifs et ces contrats peuvent couvrir des prestations musicales enregistrées sur un support audio ou audiovisuel destiné à être reproduit commercialement, exécuté ou représenté en public à la scène ou au cinéma ou encore communiqué par un médium de télécommunication tels que la radio, la télévision ou le Web. La durée de conservation des renseignements personnels est par conséquent liés à la durée des droits associés aux prestations intégrées dans ces supports audio ou audiovisuels, conformément aux accords collectifs ou à la loi.
Les renseignements personnels ainsi que les informations permettant le traitement des rapports et contrats visant les prestations de travail des artistes sont conservées et stockées dans une base de données sécurisée dont les serveurs se trouvent au Canada. Les dossiers visant les activités courantes de l’association sont conservés dans un système infonuagique de la corporation Microsoft qui se trouvent également au Canada.
Dans le cadre de son affiliation à l’AFM et afin de permettre le traitement de la contribution des aux entreprises de production à la Caisse de retraite des musiciens du Canada, des renseignements personnels peuvent être transférées et conservées sur des ordinateurs situés en dehors du Québec ou du Canada où les lois sur la protection des données peuvent différer de celles applicables au Québec ou au Canada.
La GMMQ prendra toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour s’assurer que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément au présent avis de confidentialité et aucun transfert de vos données personnelles n’aura lieu vers une organisation ou un pays à moins qu’il n’y ait des contrôles adéquats en place, y compris la sécurité de vos données et d’autres informations personnelles.
Données d’utilisation. Les Données d’utilisation sont collectées automatiquement lors de l’utilisation du site Web de la GMMQ.
Les données d’utilisation peuvent inclure des informations telles que l’adresse de protocole Internet de votre appareil (par exemple, l’adresse IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre service que vous visitez, l’heure et la date de votre visite, le temps passé sur ces pages, les identifiants uniques de l’appareil et d’autres données de diagnostic.
Lorsque vous accédez au site Web de notre organisme par ou via un appareil mobile, nous pouvons collecter certaines informations automatiquement, y compris, mais sans s’y limiter, le type d’appareil mobile que vous utilisez, votre identifiant unique d’appareil mobile, l’adresse IP de votre appareil mobile, votre système d’exploitation mobile, le type de navigateur Internet mobile que vous utilisez, les identifiants uniques de l’appareil et d’autres données de diagnostic.
Nous pouvons également collecter des informations que votre navigateur envoie chaque fois que vous visitez notre site Web ou lorsque vous y accédez par ou via un appareil mobile.
Témoins de navigation. Les témoins de navigation sont des fichiers qui permettent d’enregistrer les visites sur un site web d’un internaute. Nous utilisons uniquement des témoins techniques lors de votre navigation sur notre site web, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser vos réponses enseignées dans un formulaire ou encore vos préférences s’agissant de la langue ou de la présentation d’une application, lorsque de telles options sont disponibles.
Ces témoins sont essentiels pour vous fournir les services disponibles sur le site Web. Ils aident à authentifier les utilisateurtrices et à prévenir l’utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurtrices. Sans ces témoins, les services que vous avez demandés ne peuvent pas être fournis, et nous n’utilisons ces témoins que pour vous fournir ces services.
Google analytics. Le site Internet de la GMMQ utilise Google Analytics. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont une personne interagit avec le site Internet de la GMMQ. Il utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des personnes qui visitent le site et le contenu consulté. Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par la GMMQ à des tiers.
Il est possible de désactiver Google Analytics en répondant négativement à la question posée lorsque vous accédez à notre site Web.
Survey Monkey. Comme déjà indiqué, la GMMQ pourrait également recueillir des renseignements personnels dans le cadre de sondages ou questionnaires accessibles en ligne sur la plateforme Survey Monkey.
La GMMQ a mis en place les mesures de sécurité requises afin de protéger les renseignements personnels qu’elle détient, notamment par la sécurisation des lieux de stockage physiques, l’accès limité aux bureaux de la GMMQ, l’application de mesures d’authentification à double facteur et la surveillance des accès à nos données par une équipe de cybersécurité externe.
La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web d’organismes tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et la GMMQ n’est en aucun cas responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
Malgré les mesures énumérées aux paragraphes qui précèdent, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. La GMMQ ne peut assurer ou garantir la sécurité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. La GMMQ ne peut garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation des mesures de protection physiques, techniques ou administratives que nous avons mis en place. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « 15. Processus de traitement des plaintes et personne responsable ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais à la suite de notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Les membres peuvent consulter et modifier leurs renseignements personnels soit en communiquant avec le service aux membres de la GMMQ, soit en remplissant le formulaire requis, disponible sur le site Web de l’association. À cette fin, toute personne peut, après s’être identifiée conformément à la politique de la GMMQ, demander de confirmer les renseignements personnels que celle-ci détient sur elle et soumettre une demande de rectification, lorsque cette dernière constate qu’un renseignement personnel est inexact ou incomplet. Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent également retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
À ce titre, lorsqu’une personne adhère à la GMMQ, cette dernière peut refuser que ses renseignements personnels visant à l’identifier (nom, adresse postale et électronique, téléphone) soient publiés dans le répertoire publique de l’association. Le consentement initial à la publication de ces renseignements peut de plus être retiré en tout temps, le tout, afin que les renseignements personnels énumérés demeurent strictement confidentiels.
Pour exercer ces droits ou pour formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou à la protection de ses renseignements personnels par la GMMQ, vous devez le faire par écrit en vous adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de la GMMQ, à l’adresse indiquée au point « 15. Processus de traitement des plaintes et personne responsable » ci-dessous. Pour cela, vous devrez établir votre qualité et votre identité, ainsi que respecter les conditions de mise en œuvre de la Loi. Les délais pour répondre à vos demandes sont ceux prescrits par la Loi.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels de la GMMQ devra répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus devra être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse devra indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. La personne responsable devra aider la personne requérante à comprendre le refus au besoin.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise. Toutefois, la GMMQ invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à la personne responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par la GMMQ.
Pour formuler des commentaires à l’égard de la présente Politique de confidentialité ou à l’égard de renseignements personnels qui vous concernent, ou pour exercer vos droits ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos prestataires de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, M. Mario Lacoursière.
Vous pouvez également adresser une plainte en lien avec le non-respect de la présente Politique ou concernant les autres règles de gouvernance de la GMMQ relatives à la protection des renseignements personnels, en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels de la GMMQ, par courriel ou par la poste, aux coordonnées suivantes :
M. Mario Lacoursière
Directeur, Finances et Service aux membres
5445 Av. de Gaspé bureau #1005, Montréal, QC H2T 3B2
Courriel : vieprivee@gmmq.com
Nous assurons le traitement confidentiel de toute plainte que nous recevons.
La GMMQ se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de confidentialité. Toute modification à la présente politique entre en vigueur le jour de sa publication sur le site Web de la GMMQ.
